Dieser Workflow verarbeitet eingehende Rechnungen automatisch mit KI. Rechnungsdaten werden aus E-Mail-Anhängen in Gmail erkannt, strukturiert ausgelesen und direkt in Google Sheets sowie Notion dokumentiert. So sparen Finance-Teams Zeit, reduzieren manuelle Fehler und behalten alle Belege zentral im Blick.
Mit Mindverse Studio automatisieren Sie die Verarbeitung eingehender Rechnungen von der ersten E-Mail bis zur strukturierten Ablage. Der Workflow startet automatisch, sobald in Gmail eine neue Rechnung eingeht. Ein KI-Agent analysiert die Datei, erkennt relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Fälligkeitsdatum, Währung oder Kostenstelle und wandelt unstrukturierte Inhalte in saubere Datensätze um. Anschließend werden die extrahierten Daten in Google Sheets eingetragen und parallel in Notion dokumentiert, damit Buchhaltung, Einkauf und Management jederzeit auf denselben aktuellen Stand zugreifen können.
Durch den visuellen No-Code Workflow Builder lässt sich der Prozess ohne Entwicklungsaufwand an Ihre internen Freigaben, Prüfregeln und Datenstrukturen anpassen. Sie definieren Trigger, Anweisungen für den KI-Agenten und Folgeaktionen in wenigen Schritten. So vermeiden Sie manuelle Dateneingabe, beschleunigen Ihre Rechnungsprüfung und minimieren Übertragungsfehler. Besonders für wachsende Teams ist der Workflow ein effizienter Weg, um wiederkehrende Finanzprozesse skalierbar zu standardisieren. Mit 1000+ Integrationen kann der Prozess später zusätzlich um ERP-, Freigabe- oder Archivsysteme erweitert werden.
Der Workflow eignet sich für Rechnungen, die per Gmail eingehen, typischerweise als PDF oder Bilddatei. Die KI kann auch mit unterschiedlichen Layouts von Lieferanten umgehen und die wichtigsten Felder strukturiert extrahieren.
Typische Felder sind Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag, Währung und weitere individuelle Angaben. Welche Felder erfasst werden, definieren Sie selbst in den Anweisungen für den KI-Agenten.
Nein. Mindverse Studio arbeitet mit einem visuellen No-Code Workflow Builder. Trigger, KI-Schritte und Aktionen lassen sich per Oberfläche konfigurieren, ohne selbst Code zu schreiben.
Google Sheets eignet sich ideal für strukturierte Tabellen, Auswertungen und schnelle Filter. Notion ist hilfreich für Dokumentation, Zusammenarbeit, Statusverfolgung und ergänzende Prozessschritte. Gemeinsam schaffen beide Tools Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess.
Ja. Sie können eigene Prüfregeln, Statusfelder, Freigabewege und Benachrichtigungen ergänzen. Über 1000+ Integrationen lässt sich der Workflow außerdem mit weiteren Systemen kombinieren.
Sie können den Workflow so aufbauen, dass unklare Datensätze markiert, in eine Prüfliste geschrieben oder an zuständige Mitarbeitende weitergeleitet werden. So bleibt die Automatisierung robust und nachvollziehbar.
Ja. Gerade bei steigenden Rechnungsvolumen hilft die Automatisierung, manuelle Aufwände zu reduzieren, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Prozesse standardisiert zu skalieren.