Automatisierte Terminverwaltung durch KI: E-Mail-Inhalte direkt in den Kalender übertragen

KI-gestützte Kalenderverwaltung: Termine automatisch aus E-Mails erstellen

Das manuelle Übertragen von Terminen aus E-Mails in den Kalender gehört für viele zum Alltag. Was wäre, wenn diese Aufgabe automatisiert erledigt werden könnte? KI-basierte Lösungen bieten hier vielversprechende Möglichkeiten zur Optimierung der persönlichen und beruflichen Zeitplanung.

Funktionsweise und Vorteile

Die Kernfunktion dieser KI-Tools besteht darin, E-Mails auf Termininformationen zu analysieren und diese direkt in den Kalender zu übertragen. Ein Beispiel hierfür ist Fwd2cal, ein kostenloses Projekt von Moe Adham. Durch das Weiterleiten einer E-Mail mit Terminvorschlägen an den Bot, werden relevante Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer extrahiert und in einen Kalendereintrag umgewandelt. Dieser wird dann automatisch in den verknüpften Google Kalender eingefügt. Die Technologie dahinter basiert auf ChatGPT, welches die E-Mail interpretiert und die notwendigen Daten ermittelt. Der Nutzer kann sogar Anweisungen in der E-Mail hinzufügen, um den Bot zu steuern.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

Zeitersparnis: Manuelle Dateneingabe entfällt. Genauigkeit: Übertragungsfehler werden vermieden. Komfort: Termine werden automatisch verwaltet. Flexibilität: Steuerung des Bots über E-Mail-Anweisungen.

Integration und Datenschutz

Die Einrichtung des Dienstes ist relativ einfach. Nach dem Senden einer E-Mail an die Bot-Adresse erhält man einen Link zur Autorisierung des Google Kalenders. Weitere E-Mail-Adressen können durch Senden einer E-Mail mit dem Betreff "add" gefolgt von der E-Mail-Adresse hinzugefügt werden.

Die Nutzung solcher Dienste setzt Vertrauen in den Anbieter voraus. Fwd2cal ist Open Source, der Code kann also online eingesehen werden. Die Datenschutzrichtlinien besagen, dass nur notwendige Informationen gesammelt und keine personenbezogenen Daten langfristig gespeichert oder zum Trainieren des KI-Modells verwendet werden. Die Infrastruktur basiert auf Google Cloud, OpenAI und SendGrid.

Zukunftsperspektiven und Alternativen

Aktuell ist Fwd2cal kostenlos, es könnte aber zukünftig kostenpflichtig werden. Ähnliche Funktionen bieten auch andere Dienste und Integrationen an. Microsoft Outlook extrahiert beispielsweise automatisch Ereignisse aus E-Mails unterstützter Anbieter und fügt sie dem Kalender hinzu. AddEvent bietet "Add to Calendar"-Buttons und Widgets zur Integration in Webseiten und E-Mails. Auch Zapier ermöglicht die Automatisierung von Kalenderfunktionen in Verbindung mit Microsoft Outlook. Es gibt also verschiedene Ansätze, die KI-gestützte Kalenderverwaltung zu realisieren.

Die Entwicklung in diesem Bereich ist dynamisch. Zukünftig dürften KI-Lösungen die Kalenderverwaltung noch weiter vereinfachen und personalisieren. Von der automatischen Terminplanung über die Priorisierung von Aufgaben bis hin zur intelligenten Vorschlägen für Zeitfenster – die Möglichkeiten sind vielfältig.

Bibliographie: https://www.wired.com/story/this-bot-adds-events-to-your-calendar-automatically-just-forward-it-an-email/ https://support.microsoft.com/en-us/office/automatically-add-events-from-your-email-to-your-calendar-32e5cf0c-3e65-4870-9ff9-df3683d3fc97 https://www.addevent.com/ https://www.reddit.com/r/ArtificialInteligence/comments/1b9xnjo/ai_tool_for_creating_calendar_events_for_emails_i/ https://top.gg/tag/calendar?page=2 https://www.airslate.com/bot/google-calendar https://answers.microsoft.com/en-us/outlook_com/forum/all/calendar-events-automatically-being-forwarded/84cbf679-c9f4-4d0d-a4a3-110b43d6de0d https://sendpulse.com/blog/add-to-calendar-link https://zapier.com/blog/automate-microsoft-outlook-email-with-zapier/ https://www.make.com/en/blog/how-to-add-a-calendar-to-discord