Die Revolution im Projektmanagement: Vorteile von KI-gestützten Tools

In unserer zunehmend technikgeprägten Zeit verändert sich das Projektmanagement durch den verstärkten Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung grundlegend. KI beeinflusst die Entwicklung praktisch jeder wichtigen Branche der Wirtschaft, und das Projektmanagement ist dabei keine Ausnahme. Unternehmen nutzen zunehmend KI-Tools, um Kosten und Zeit zu sparen und die Effizienz ihrer Projekte zu maximieren. Doch welche konkreten Vorteile bieten diese Technologien? In diesem Artikel werfen wir einen detaillierten Blick auf die fünf wichtigsten Vorteile von KI-Projektmanagement-Tools.

1. Effiziente Roadmaps-Erstellung

Die Planung und Erstellung von Projekt-Roadmaps gehört zu den zeitaufwändigsten Aufgaben im Projektmanagement. KI-gestützte Projektplanungstools wie Bitrix24 helfen bei der Erstellung von Zeitplänen und der Vorhersage des Ressourcenbedarfs. Algorithmen werten Projektdetails aus und schaffen Korrelationen mit den zu erwartenden Tätigkeiten aktueller Projekte. Diese Tools ermöglichen es, die Roadmaps der Projekte an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten. Projekte höchster Priorität werden zuerst bearbeitet, während technisches Equipment, Personalkapazitäten sowie das Budget in Echtzeit verfolgt und potenzielle Engpässe vorhergesagt werden. Dies hilft, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um Probleme zu vermeiden.

2. Reduzierte Anzahl der Meetings

Ein weiterer Vorteil von KI-Projektmanagement-Lösungen ist die Reduktion der Anzahl der Meetings, ohne dass dabei die Kommunikation und Transparenz im Team leiden. Die Softwaretools sind so konfiguriert, dass sie in vorgegebenen Abständen von den Teammitgliedern Statusinformationen erhalten. Die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) ermöglicht es den Mitarbeitenden, kurze Statusaktualisierungen auch per Sprachinformation zu übermitteln. Vorlagen erleichtern die Datenauswertung, sodass Meetings durch effizientere Kommunikation ersetzt werden können. Neben der Zeiteinsparung sorgen diese Vorlagen und die Einbindung der KI-Tools für mehr Transparenz im Projektverlauf.

3. Früherkennung von Risiken

Eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement ist das frühzeitige Erkennen von Risiken. KI-basierte Projektmanagement-Software kann große Mengen an Informationen analysieren und daraus Schlussfolgerungen ziehen. KI-betriebene Algorithmen erkennen Muster in den Projektplänen, die auf Engpässe bei bestimmten Ressourcen hindeuten, wie zum Beispiel fehlende Fachkräfte. Zudem werden Risiken oder Budgetüberschreitungen, die durch zusätzliche Mitarbeiter oder externe Faktoren verursacht werden, frühzeitig identifiziert. Dies ermöglicht es, rechtzeitig geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen und somit das Risiko für das Projekt zu minimieren.

4. KI-Tools als Meeting-Assistenten

Virtuelle Meeting-Assistenten bieten eine Reihe nützlicher Funktionen wie Echtzeit-Transkription, das Nachverfolgen von Agenden und eine Zusammenfassung der erzielten Ergebnisse. Besonders bei Remote Meetings, die in Form von Videokonferenzen durchgeführt werden, erweist sich KI-betriebene Software als besonders effektiv. Während des Meetings werden die Äußerungen in Echtzeit in Text umgewandelt – dabei kann KI auch Aussagen aus Fremdsprachen übersetzen und in einem Brainstorming bestimmte Wörter oder Phrasen den Aktionspunkten zuordnen. Alle Transkriptionen und Zusammenfassungen werden für spätere Recherchemöglichkeiten archiviert, was die Nachverfolgung und Dokumentation erheblich vereinfacht.

5. Automatisierung im Projektmanagement

Die Automatisierung ist ein weiterer wesentlicher Vorteil von KI-gestützten Projektmanagement-Tools. Die Fähigkeit zur Erkennung von Sprache ermöglicht es, kommunikative Aufgaben zu automatisieren. Dazu gehört das Extrahieren wichtiger Informationen sowohl aus Telefongesprächen als auch aus E-Mails oder Chatverläufen. Diese Daten können zum Auslösen automatisierter Antworten oder zur Weiterleitung an Servicemitarbeitende genutzt werden. Tools wie Bitrix24 mit seinem CoPilot-Tool und der Anruftranskription gehören zu den innovativsten Lösungen im Projektmanagement. Der CoPilot kann eine klare und verständliche Aufgabenbeschreibung basierend auf dem Prompt erstellen, eine Checkliste für die Aufgabe hinzufügen und eine präzise Aufgabenzusammenfassung formulieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass KI-Projektmanagement-Tools nicht nur die Effizienz und Genauigkeit in der Projektplanung und -durchführung erheblich verbessern, sondern auch die Qualität der Ergebnisse steigern und die Zusammenarbeit im Team optimieren. Unternehmen, die auf diese Technologien setzen, können sich somit Wettbewerbsvorteile sichern und ihre Projektziele schneller und effektiver erreichen.

Quellen:

- https://twitter.com/t3n/status/1800492951824474135
- https://julienflorkin.com/de/project-management/ai-in-project-management/
- https://getgenie.ai/de/ki-projektmanagement-tools/
- https://www.capterra.com.de/blog/6472/ki-im-projektmanagement-tools
- https://www.factro.de/blog/ki-im-projektmanagement/
- https://de.deskbird.com/blog/ai-project-management
- https://www.can-do.de/blog/projektmanagement-software-warum-eigentlich
- https://www.theprojectgroup.com/blog/projektmanagement-tools-trends/